Die Tücken der Online-Projektmanagement-Tools

Oktober 25, 2010 von 2ndlive 3 Kommentare

Heute kam mir jemand mit agilem Projektmanagement für kleinere Teams. Ob ich da was wüßte? Nein, eigentlich nicht. Projektmanagement ist bei mir noch recht altmodisch. Dafür hab ich eine Office Software. Das reicht mir. Aber interessieren tuts mich auch. Also hilft nur der Sprung in s kalte Wasser …

Auf der nun folgenden Suche  kam nun doch nur die Installation quelloffener Software auf dem heimischen Webserver in Frage. Das Interface musste auch noch in New York erreichbar sein und die Projektdaten sollten ausschließlich unter eigener Regie und Hardware lagern. Eine Liste mit Software war schnell ergoogelt. Ich fragte auch im Kollegenkreis und bekam von Jedem einen anderen Tipp. Begonnen hab ich dann mit Systemen, die ich gut beherrsche.  Als begabter Typo3 Einrichter fand ich sofort entsprechende t3x extensions die, mit diversen Tücken zu überwinden, schnell installiert waren. Das Ergebnis war mager. Das Handling erfolgt im T3 Backend. Das kann man niemand zumuten. Also verwerfen wir die Idee mit Typo3. Auch wenn ich selbst damit gut klar kommen würde und sich das Frontend  FE durchaus sehen lassen kann. Außerdem musste ich per htaccess zwischen diversen php Releases umschalten und das war lästig. Ich hatte noch Anwendungen unter php4 am Start…das konnte ich nicht auf die schnelle abschalten.
Nach kurzen Gegoogle kam mir phpcollab ganz nützlich vor und ich installierte eine Version auf dem heimischen Apachen und gewährte im Platz in der mySQL Datenbank. Nach kurzem Test mit mehreren Usern fand ich das Tool ganz nett und einfach zu bedienen. Allerdings noch nicht ganz das, was ich mir vorstellte. Die Gant Charts waren eindeutig zu unausgereift.

Andere User schreien inzwischen schon nach OpenProject. Mein Glück das sich das nur lokal installieren lässt und damit ausscheidet. Wer installiert schon gern Software, dessen Hersteller so heißt wie eine altbekannte Damenbinde. Es gibt auch einen japanischen Kleintransporter unter diesem Namen. Marktstrategisch verschwanden diese Produkte recht schnell vom deutschen Markt.

Also nächster Test: phpProjekt
Erster Eindruck? Irre Datenmenge die man auf den Webserver schieben muss. Dafür hat man alle möglichen Sprachpakete mit an Board. Auch was wert!
Die Installation war mal wieder php typisch: erstmal geht gaanix. per htaccess erstmal auf php5 umschalten, ansonsten parst da nur Müll. Die Datenbankdaten (welch schönes Wort) werden eingegeben und es werden die ersten beiden User erstellt. Und dann wird ein priv. Bereich erstellt… und hier zickt die installation: Error creating the „phprojekt_private“ folder: Do not have write access.
Ich werd noch irre. Alle relevanten Verzeichnis stehen schon zähneknirschend auf 777 und was soll ich noch tun? Ich erstelle das Verzeichnis manuell.  Merkt das Install Tool aber nicht und fragt weiter nach Schreibrechten.  Ich hab inzwischen entdeckt wieso ich solche Dateimengen via FTP auf den Server schieben musste. …..Hier am phpProjekt klebt noch das komplette Zend-Framework dran mit unzähligen Verzeichnissen und Dateien. Das erklärt doch einiges. Bei meinem Schreibrechteproblem komme ich kein Stück weiter. brech. 10 min. später die Lösung: Der Fehler liegt aber an dem schon eingetragen Pfad. Der stimmt nicht. Ich geb einfach „private“ ein, ohne schnickschnack und schon hab der das Verzeichnis angelegt. Jetzt werd ich auf die Login Seite geleitet… yippieh scheint geklappt zu haben…..und pustekuchen. 403 Error. doppelbrech. Nachdem ich die Verzeichnisrechte alle auf chmod755 zurückgestuft hab wird nur noch eine weiße Seite präsentiert. Und jetzt um hab zwei morgens bin ich auch zu müde um das nächste problem zu lösen… gute Nacht.

Am nächsten Morgen ist die Motivation nicht besonders groß. Ich geh erstmal zum Sport und werde danach ein paar soziale Kontakte pflegen. Dann gehts weiter….

Was sich problemlos installieren ließ war phpCollab. Eine einfache Datenbankanwendung mit guter Userverwaltung und recht übersichtlichem Projektmanagement. Alleine für die saubere Installation und fehlerfreie Ausführung der Skripte gibts von mir 100 Punkte.
Und nochmal 100 Punkte extra dafür, daß man den ganzen Schnickschnack weggelassen hat. Schlicht, einfach, funktionell. Wenn die Gantt Charts noch etwas umfangreicher und informativer wären, wäre das ne supergute Lösung. Aber erstmal muss das Team zustimmen…. sie merken schon was jetzt kommt?

Mein Versuch ein passendes Projektmanagement-Tool für meine Webserver zu finden ist ja bislang kläglich gescheitert(siehe Teil1). phpCollab läuft zwar sauber auf dem Server, aber die User rümpfen die Nase. Bedienung und Darstellung sind wohl gewöhnungsbedürftig, so die Anwender. Ich persönlich finde phpCollab gar nicht schlecht. Es enthält all den Schnick-Schnack nicht, der nur ablenkt. Das ist wichtig fürs Wesentliche. Alle nötigen Funktionen sind vorhanden und würde man sich etwas mit der Bedienung auseinandersetzen, hätte man diese Software auch schnell adaptiert. Eine schlanke saubere Lösung, die wenig Probleme bereiten würde. Nunja, man versucht ja immer allen alles recht zu machen. Die Frage nach „Merlin“ wurde gestellt. Oha, es wird edel. 750 Euro alleine für die Serverlizenz ist ein genialer Coup. Auch jeder User wird nochmal mit 150 Euro zur Kasse gebeten um arbeiten zu dürfen. Steve, dein Prinzip den Leuten das Geld aus der Tasche zu ziehen ist sehr erfolgreich. Meinen Respekt dafür. Denn das läuft nur auf Mac OS wasweissich.
phpProjekt6 wär ja mein Favorit. Es lässt sich auch installieren, aber mehr passiert nicht. Will ich nach der erfolgreichen Installation ins BE erscheint nur eine weiße Seite. Ich kann mich noch nicht mal einloggen. Alle Versuche Support aus dem Internet zu bekommen, Foren, Boards etc. sind gescheitert. Keine Lösung gefunden und damit scheidet phpProjekt6 für mich auch aus. Ich hab jetzt zwei Tage an einer Lösung gesessen. Mir  reicht es gewaltig und es wird gelöscht. punkt.
Aber es gibt ja noch phpProjekt5. Das ist zwar der Vorgänger und der muss ja auch was können. Sonst wäre die Fangemeinde nicht so groß. Also wieder das Paket auf den Server geschoben und per PHP die Installation angeschubst. Die läuft auch sauber durch und während dessen werden automatisch ein Admin und ein Testuser angelegt. Dann darf ich mich einloggen und erscheint, oh Wunder, der Login Screen. Super, ich bin einen Schritt weiter gekommen als in der 6er Version. Ich logg mich ein…bzw. ich versuche es. Nix. Beide User die angelegt wurden werden nicht akzeptiert. Ich verlier langsam die Lust. Ehrlich. Aber nutzt ja nix. SQLmyAdmin ausgekramt und einen Blick in die Datenbank geworfen. Es gibt sogar eine Tabelle mit Usern. Dort stehen beide drin, root und test, sogar mit Passwort im Klartext (Aua!) und beide sind exakt genauso wie ich sie beim login eingebe. Ich editiere innerhalb der Datenbank und setze neue Passwörter ein. Nix, auch die werden ignoriert. Ich editiere den usernamen. Nix. Ich leg einen neuen User an, direkt in der Datenbank indem ich die Felder kopiere und in einen neune Datensatz einfüge. Aha. Drin. Also ein manuell in der Datenbank angelegter User erhält Zugriff aufs BackEnd. Das erste was ich benötige ist mein Team. Wo legt man User an? Es gibt einen Admin Bereich, aber der ist weiß und leer. Das sieht schon wieder buggy aus. Mist. Es erscheint keine Useradministration. Keine User, kein Team. Mir alleine nutzt das Tool nix. Grrrrr. Langsam werd ich arg genervt und bastle an den Serverrechten rum …nach längerer Recherche im Netz find ich auch keine Lösung dafür. Ich bin mal wieder der Einzige mit diesem Problem auf der Welt. Schade.
Hätte so schön sein können.

Nachdem ich drei unbezahlte Wochen damit verbracht habe, diverse PM Tools zu testen bin ich  ziemlich ernüchtert was die Technik angeht. Die meisten Tools sind nichts anderes als eine stinknormale Datenbanken, die über ein entsprechendes Interface angesteuert werden. Meist auf php, mySQL Basis auf einem Apachen.

Wenn ich so drüber nachdenke hätte ich so eine Online Anwendung in ca. drei Wochen programmiert und fehlerfrei am Start. Aber ich hab keine Lust das Rad neu zu erfinden. Da gibts schon genug andere.

dotproject war mein erster Versuch. Irgendwie ist es gescheitert. Ich weiß gar nicht mehr wieso. Ich glaube der Funktionsumfang dieser Anwendung war zu mager. obwohl die Grundvoraussetzungen den Anforderungen entsprachen fiel die Wahl dann doch im Endeffekt auf eine kommerzielle Lösung.

Nachdem ich denn nun mit servereigenen Anwendungen nicht zufrieden war musste ein entscheidender Sicherheitsaspekt gekippt werden. Die projektbezogenen Daten sollten nur auf hauseigenen Servern gespeichert werden. Dieser, nicht ganz unwesentliche Aspekt, ließ sich aber nicht mehr halten und so suchte ich nach kommerziellen Online-Services, die prof. Projektmanagement anbieten.  Ich stolperte über Jira und später noch über pivotal tracker. Beide sind sehr umfangreich, eignen sich für die gewünschte Prozesssteuerung  aber nicht für unseren Fall. Das ist eher was für die Softwareentwicklung…da wird auch öfters mal gescrumt. Irgendwie war das auch nix für uns. Das die Daten auf fremden Servern rumliegen lässt mich auch nicht besser schlafen.

Mein Kunde hat sich (als Steve Jobs Jünger) dann doch für die Merlin Version entschieden. Also wurden 2 lokale, 1 iPhone App Lizenz und 10 Weblizenzen gekauft. Merlin glänzt durch eine imposante Darstellung auf der Startseite der Anwendung. Links schön in Listenform die einzelnen Einträge, rechts gleich sichtbar der Kalender in Form von einem Gantt Chart. Sieht gut aus beim ersten Start auf dem lokalen iMac. Eine Anwenderschulung, wie von mir vorgeschlagen, wurde auch gebucht. Kann also eigentlich nichts mehr schief gehen. Es ist zwar eine lokale Anwendung, aber dadurch bleiben auch die Projektdaten unter unserer Kontrolle. Ein Kompromiss der sich erst mal noch bewähren muss.
Da ich persönlich von der Apple Gemeinde nichts mehr halte und auf andere Betriebssysteme als auf geklaute MacOSLinux Kerne setze, hat man mir einen Webzugang ermöglicht und hier geht die Problematik erst richtig los, denn der Webzugang ist nichts anderes als ein Zugriff auf das lokale Netzwerk über einen http-Tunnel, über Port 7080 der im Gateway lokal weitergeleitet wird vom Router auf den Mac auf dem die Merlin Anwendung läuft…..und das ohne https oder eine SSL Verbindung. An ein VPN hat auch noch niemand drüber nachgedacht. Sehr blauäugig diese Technik. Schließlich mache ich im lokalen Netzwerk die Tür ganz weit auf. Ohne Sicherheitsvorkehrungen. Das stimmt mich sehr nachdenklich.

Merlin muss  das freigebene Projekt erstmal publizieren. Ansonsten ist von außerhalb des lokalen Netzwerkes kein Zugriff möglich. Merlin bringt einen hauseigenen Webserver mit.  Publiziere ich ein Projekt, wird es als lokale Webseite zur Verfügung gestellt auf das ich von außen via http zugreifen kann, ähnlich erfolgt der Zugriff der iphone App. Ich definiere einen dynamischen DNS bei einem Anbieter, der die lokale WAN IP auf dyndns publiziert. Somit habe ich immer die aktuelle IP von meinem WAN Interface zur Verfügung. Das iphone fragt diese IP ab, verbindet sich mit dem  Mac im lokalen Netz und zeigt nun die publizierten Projekte an. Nach Auswahl der Projektes kann ich mit dem iPhone mein Projekt betrachten und editieren. Es funktioniert also recht gut. Innerhalb im Intranet kann man Merlin auch über einen Browser ansteuern. Man wählt einfach die DynDNS Adresse an mit vordefiniertem Portf „:7080“. Ich kann aber auch die Anwendung selbst im Browser ansprechen. Ich muss nur die IP wissen, auf dem das Merlin Projekt liegt.
Mit merlin://192.168.123.x suche ich die Projektdatenbank und starte Merlin lokal.

Aber man sollte der Mac Firewall noch ein wenig Beachtung schenken sonst wird der Zugriff auf den lokalen Webserver blockiert. Port 7080 muss ganz weit offen stehen. M. E. keine gute Lösung. Vor allem unsicher. Das ist ein großes Manko von Merlin. Ich öffne Türen im  Netzwerk, von denen ich nicht weiß, wen die noch alles so reinlassen. Das hätte man anders lösen müssen bzw. bedarf noch etwas Nacharbeit.

Zugriff von außerhalb nur über gesicherte https Verbindungen. Alles andere ist diletantisch. Mal sehen wann die Mac Gemeinde das merkt. Mit der Zustimmung meines Kunden werde ich den Zugang mal auf Sicherheitslücken hin testen. Mal sehen ob sich der so einfach hacken lässt wie ich das vermute. Das Ergebnis kann man dann hier in ein paar Tagen nachlesen.